Assistent*in des Vorstands (m/w/d)

Assistent*in des Vorstands (m/w/d)

Die Paracelsus Medizinische Privatuniversität (PMU) hat sich seit ihrer Gründung im Jahr 2002 zu einer Privatuniversität für Gesundheitswissenschaften mit starker Forschungsleistung und multiprofessioneller Aus- und Weiterbildung mit höchstem fachlichem Anspruch entwickelt. Ziel der PMU ist es, hervorragende Absolvent*innen in den Fachbereichen Humanmedizin, Pflegewissenschaft und Pharmazie aus- und weiterzubilden.

Zur Verstärkung unseres Teams besetzen wir zum ehestmöglichen Beginn:

Assistenz Vorstand (m/w/d) in Teilzeit/Vollzeit 30-40 h/Woche, unbefristet.

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand, der Kanzlerin sowie der Finanzleitung und unterstützen diese im Tagesgeschäft durch ein professionelles und vorausschauendes Termin-, Informations- und Unterlagenmanagement.
• Sie koordinieren und steuern Termine, Meetings, Sitzungen und Dienstreisen eigenständig, übernehmen die strukturierte Vor- und Nachbereitung und behalten offene Punkte sowie Fristen zuverlässig im Blick
• Als zentrale Schnittstelle fungieren Sie zwischen Instituten und Abteilungen, den Fachbereichen der Universität, dem Universitätsklinikum sowie externen Kooperationspartnern und sorgen für eine klare, professionelle Kommunikation und Weiterleitung relevanter Anliegen.
• Sie bereiten Entscheidungsgrundlagen, Übersichten und Protokolle auf und strukturieren Informationen für den weiteren Ablauf.
• Sie wirken aktiv an organisatorischen Themen sowie an ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben des Rektorats mit.
• Organisation und Unterstützung interner Veranstaltungen.
• Sie erstellen selbstständig Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen und agieren dabei mit einem hohen Maß an Genauigkeit, Diskretion und Eigenverantwortung.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem komplexen, dynamischen Umfeld mit Nähe zu Führungsebene oder Gremien
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise, auch bei parallellaufenden Aufgaben
• Freude daran, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen, Prioritäten zu setzen und Aufgaben selbstständig und zuverlässig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Hohes Maß an Diskretion, Verlässlichkeit und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Fähigkeit, mitzudenken, Abläufe zu optimieren und Themen vorausschauend zu strukturieren, um Führungskräfte bestmöglich zu entlasten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

• Durch erfahrene Kolleg*innen werden Sie professionell und persönlich eingearbeitet, um optimal in unserem Team zu starten.
• Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten regelmäßige Feedbackgespräche zur individuellen Entwicklung.
• Vielfältige Aufgabenbereiche sorgen für Abwechslung und persönlich-fachliche Weiterentwicklung.
• Attraktive Benefits: Unterstützung Klimaticket Salzburg, Unterstützung bei Sportangeboten (USI, EGYM-Wellpass), vergünstigtes Mittagessen und ausgezeichnete öffentliche Erreichbarkeit.
• Wir bieten Gleitzeit sowie - in Abhängigkeit von den Aufgaben und betrieblichen Erfordernissen - die Möglichkeit zu teilweisem Remote Work.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung: Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten, die Sie auf Ihrem individuellen Karriereweg unterstützen
• Wir bieten ein Jahresbruttogehalt (Basis Vollzeit, 40 h/Woche) von EUR 50.000,- mit Bereitschaft zur Überzahlung abhängig von Ihrer Qualifikation und Erfahrung

Bewerbungsinformation

Sie haben Freude an Organisation, arbeiten gerne eigenverantwortlich und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick?

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Unterlagen kompakt und übersichtlich per smart bewerben an Sabine Emmersberger

Hinweis: Zugesandte Bewerbungsunterlagen werden nicht retourniert. Per E-Mail übermittelte Unterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Ein Anspruch auf Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren besteht nicht.