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Chief of Staff & Executive Assistant (m/w/d)

Vertrauensvolle strategisch-operative Assistenz für ein internationales Family Office im Tech-Umfeld

Remote aus dem Raum DACH & Ungarn | 20-40 Std./Woche | Start: ab sofort

Über das Family Office

Ein wachsendes, bewusst diskret agierendes Family Office mit Sitz in Europa sucht eine außergewöhnliche Persönlichkeit in der kombinierten Rolle als Chief of Staff & Executive Assistant.

Das Office ist in den Bereichen Technologie, Künstliche Intelligenz, Gesundheitswesen sowie regulierte Schlüsselindustrien tätig - mit engen Verbindungen zu führenden Unternehmer:innen, Forscher:innen und einem renommierten internationalen VC.

Gesucht wird eine Person mit exzellenter Urteilskraft, absoluter Diskretion und ausgeprägter Hands-on-Mentalität, die strategisch mitdenkt und gleichzeitig im Tagesgeschäft professionell entlastet.

Die Rolle ist flexibel gestaltbar - in Teilzeit (ab 20 Stunden), 30 Stunden oder Vollzeit.

Aufgabenbereiche

Strategisch und koordinierend:

• Priorisierung laufender Themen, Projekte & vertraulicher Vorgänge
  
• Erstellung von Briefings, Reports, Memos, Präsentationen
  
• Hintergrundrecherche zu Märkten, Technologien, Akteur:innen
  
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings, Partnercalls
  
• Kommunikation mit VCs, Partnern, Behörden & Anwaltskanzleien

Operativ und unterstützend:

• Proaktive Kalenderführung über Zeitzonen hinweg
  
• Organisation von Videocalls, Dokumenten, Ablagen, Deadlines
  
• Handling geschäftlicher & persönlicher Themen (z. B. Steuerunterlagen, Dienstleister, Behördenkommunikation)
  
• Unterstützung bei vertraulichen Aufgaben - auch außerhalb klassischer Bürozeiten, wenn nötig
  
• Strukturierung komplexer Umgebungen - Aufbau von Ordnung, Effizienz und Ruhe

Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium oder relevante Erfahrung (Start-up, Beratung, Politik, Family Office, Kanzlei etc.)
  
• Exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift
  
• Fähigkeit zur schnellen Erfassung, Priorisierung & klaren Kommunikation
  
• Ausgeprägte Eigenverantwortung, Organisationstalent und Hands-on-Mentalität
  
• Höchste Diskretion & Integrität
  
• „Low-Ego"-Mentalität - professionell, loyal, zurückhaltend
  
• Spaß daran, Dinge umzusetzen, Verantwortung zu übernehmen und mitzudenken

Was geboten wird

• Direkte Zusammenarbeit mit einer international tätigen Unternehmerin
  
• Zugang zu strategischen Themen im Tech-, Politik- & Innovationsumfeld
  
• Hoher Gestaltungsspielraum & Verantwortung
  
• Remote-Arbeit aus dem Raum DACH & Ungarn möglich
  
• Flexibles Stundenmodell: 20h / 30h / Vollzeit
  
• Eine Arbeitskultur, die auf Klarheit, Verlässlichkeit & Vertrauen baut

Gehalt

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt für diese Position beträgt bei Vollzeit (40h) EUR2.800 brutto/Monat (Verwendungsgruppe III).
Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Erfahrung selbstverständlich möglich.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich über die Bewerbungsseite mit Lebenslauf (auf Englisch) sowie einem kurzen persönlichen Statement (max. 300 Wörter), warum Sie sich für diese Rolle begeistern.

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Trusted strategic and operational support for an international Family Office in the tech sector

Remote from the DACH region & Hungary | 20-40 hrs/week | Start: ASAP

About the Family Office

A growing and deliberately discreet Family Office based in Europe is looking for an exceptional individual to take on the combined role of Chief of Staff & Executive Assistant.

The office operates across technology, artificial intelligence, healthcare, and other regulated strategic sectors - with close ties to leading entrepreneurs, researchers, and a renowned international venture capital firm.

We are seeking someone with excellent judgment, absolute discretion, and a strong hands-on mindset - able to think strategically while offering highly professional daily support.

The role can be tailored flexibly - part-time (min. 20h), 30h or full-time.

Key Responsibilities

Strategic and coordinating:

• Prioritize ongoing topics, projects, and sensitive workflows
  
• Draft and edit briefings, reports, memos, and presentations
  
• • Conduct research on markets, technologies, and key stakeholders
    
• Prepare and follow up on meetings, calls, and appointments
  
• Liaise with VCs, partners, government bodies, and law firms

Operational and executive support:

• Proactively manage calendars across time zones
  
• Organize video calls, documentation, filing systems, and deadlines
  
• Handle business and personal tasks (e.g. tax documents, service providers, administrative communication)
  
• Provide discreet support outside regular working hours when necessary
  
• Bring structure and calm to complex environments - build order, clarity, and efficiency

What We're Looking For

• Academic degree or relevant experience (start-ups, consulting, politics, family office, law firm, etc.)
  
• Fluent in both German and English (spoken and written)
  
• Strong ability to grasp complex matters quickly, prioritize calmly, and communicate clearly
  
• High sense of ownership, strong organization, and hands-on mentality
  
• Absolute discretion and integrity
  
• Low-ego mindset - professional, loyal, discreet
  
• Genuine motivation to take initiative, build systems, and get things done

What We Offer

• Direct collaboration with a globally active entrepreneur
  
• Access to strategic work across tech, innovation, and public-private topics
  
• High level of visibility, ownership, and impact
  
• Remote work from the DACH region or Hungary
  
• Flexible work model: 20h / 30h / full-time
  
• A working culture built on clarity, trust, and reliability

Compensation

The minimum salary for this position under Austrian collective agreements is EUR2,800 gross/month (full-time, 40h/week; pay grade III).
A higher salary is possible depending on qualifications and experience.

How to Apply

Please apply via the application page, submitting your CV (in English) and a short personal statement (max. 300 words) explaining why you're excited about this role.