Für unser Projekt Management Office (PMO) am Standort Salzburg suchen wir eine zahlenaffine, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit. Sie unterstützen unsere Forscher*innen bei der Planung und administrativen Abwicklung ihrer Projekte und behalten dabei Budgets, Personalressourcen, Projektkosten und Fristen im Blick.

Sie arbeiten gerne mit Zahlen, denken flexibel und haben Freude gemeinsam mit Forscher*innen pragmatische Lösungen zu entwickeln? Dann kann diese Position gut zu Ihnen passen.

Mitarbeiter*in PMO & Finanzen (w/m/d)

Vollzeit | Salzburg | ab 1. Jänner 2027

Was werden Sie machen?

Sie arbeiten im PMO an der Schnittstelle zwischen Forschung, Projektmanagement, Finanzen und Organisation. Dabei begleiten Sie Forschungsprojekte von der Einreichung und Kalkulation bis zum laufenden Controlling und zur Berichtslegung/Abrechnung.

Projektmanagement & Controlling

• Sie unterstützen bei der Projekteinreichung, -planung, Kalkulation und administrativer Projektabwicklung
• Sie erstellen und aktualisieren Projektkalkulationen sowie die Planung der personellen und finanziellen Einlastung
• Sie machen das monatliche Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleichen, Abweichungsanalysen und laufender Abstimmung mit den Projektverantwortlichen
• Sie erarbeiten Projekt- und Ressourcenauswertungen und machen laufende Rekalkulationen
• Sie unterstützen aktiv die Projektverantwortlichen hinsichtlich Budgets, Ressourcen und Fördervorgaben um die Projekte auf Kurs zu halten
• Sie unterstützen bei Projektberichten, Förderabrechnungen und Partner*innenkommunikation

Zeiterfassung, PMO-System & Kostenrechnung

• Sie betreuen die Zeiterfassung, einschließlich Projektanlage, Stammdatenpflege, Auswertungen und Anwendungssupport, die BMD-Kostenrechnung (KORE) mit korrekter Anlage und Abbildung der Projekte und Kostenstellen
• Sie betreuen und entwickeln die eingesetzten PMO-Systeme und -prozesse weiter
• Sie arbeiten an der Erstellung von Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für Projektverantwortliche und Leitung

Fördermanagement, Berichte & Qualität

• Umsetzung der kaufmännischen und administrativen Anforderungen von Förderprojekten
• Unterstützung bei Jahresberichten, Förderprüfungen, Audits und sonstigen Berichtslegungen gegenüber Fördergebern, Partner*innen und öffentlichen Einrichtungen
• Sicherstellung und Weiterentwicklung relevanter interner Prozesse, Förderrichtlinien und Qualitätsstandards

Organisation & Administration

• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Forschungsbetrieb
• Koordination von Bestellungen sowie Organisation von Dienstreisen und Reisebuchungen
• Unterstützung bei internen Abläufen, Dokumentationen und deren laufender Weiterentwicklung
• Betreuung der WordPress - Website und der diversen Kommunikationsskanäle

Was bringen Sie mit?

Für uns zählt nicht nur Ihre Ausbildung. Entscheidend ist, dass Sie Zahlen mögen, Zusammenhänge schnell erkennen und auch bei unterschiedlichen Anforderungen den Überblick behalten.

• Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau, wirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Erste einschlägige Berufserfahrung in Projektmanagement, Controlling, Finanzen oder Projektadministration von Vorteil
• Ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Kalkulationen und wirtschaftlichen Zusammenhängen
• Analytische und genaue Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, flexibel zu denken und pragmatische Lösungen zu finden
• Interesse an Forschungs- und Förderprojekten sowie Bereitschaft, sich in unterschiedliche Förderbedingungen einzuarbeiten
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit BMD bzw. BMD KORE und/oder ZEP von Vorteil
• Freude am direkten Austausch mit Forscher*innen sowie eine selbstständige, verlässliche und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Was wir Ihnen bieten

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Forschung, Projektmanagement, Finanzen und Organisation
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit Gestaltungsspielraum und direktem Austausch mit Forscher*innen
• Einblick in innovative nationale und internationale Forschungsprojekte
• Strukturierte Einschulung in die eingesetzten PMO-Systeme und Förderprozesse
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitsgestaltung und Möglichkeit zum teilweisen Arbeiten im Homeoffice

Gehalt

Für diese Position ist ein monatliches Bruttogehalt ab EUR 3.328,00 auf Vollzeitbasis vorgesehen. Abhängig von Qualifikation und relevanter Berufserfahrung besteht Bereitschaft zur Überzahlung.

Rahmenbedingungen
Vollzeit, geplanter Eintritt ab 1. Jänner 2027

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf per smart bewerben.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 3.328 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: Hybrid

Dienstort: Salzburg (Stadt)

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Finanzen, Bankwesen

Eintrittsdatum: Stelle verfügbar ab 01.01.2027

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Research Studios Austria ForschungsgesmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 51 - 100 Mitarbeiter*innen

Standorte: Salzburg, Wien, St. Pölten

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Dienstort

• Salzburg (Stadt)

Erforderliche Kenntnisse

• Excel-Kenntnisse
• MS Office

Nice-To-Have Kenntnisse

• Projektmanagement
• Controlling
• Finanzen oder Projektadministration
• Erfahrung mit BMD bzw. BMD KORE und - oder ZEP

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B1

Erforderliche Ausbildung

• Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau, wirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Benefits

• Aus- und Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten
• Home Office

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf